发文单位：中国保险监督管理委员会

文　　号：保监发〔2007〕51号

发布日期：2007-6-25

执行日期：2007-6-25

生效日期：1900-1-1

各人身保险公司：

　　《人身保险业务档案管理规范》（DA/T36－2007，以下简称《规范》）已经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予发布，自2007年7月1日起实施。现将有关要求通知如下：

　　一、请各人身保险公司充分认识业务档案管理的重要性，认真遵照《规范》要求，指定专门机构，设置岗位，配备责任心强、有敬业精神，熟悉人身保险业务和档案工作的管理人员，加强业务档案管理工作。

　　二、各人身保险公司必须建立健全业务档案的保密制度、归档制度、交接制度、库房管理制度、查（借）阅制度、鉴定销毁制度、统计制度等管理制度，以及档案工作人员岗位责任制、考核制度等，并严格执行。

　　三、各人身保险公司应根据《规范》中《业务文件保管期限表》，结合本公司的实际情况，制定本公司的业务档案保管期限，保管期限不能低于《规范》要求。

　　二○○七年六月二十五日

人身保险业务档案管理规范

　　ICS 01.140.20

　　A 14

　　备案号：20848-2007

　　DA

　　中华人民共和国档案行业标准

　　DA/T 36—2007

　　人身保险业务档案管理规范

　　Specification of archives of life insurance business management

　　2007-06-06 发布　　　　　　　　　　　　　　　2007-07-01实施

　　国 家 档 案 局 发 布

　　前　　言

　　本标准的附录A、附录B为规范性附录。

　　本标准由国家档案局提出并归口。

　　本标准起草单位：中国保险监督管理委员会、中国人寿保险股份有限公司。

　　本标准主要起草人：李世玲、刘娜、周纲、汪静。

　　人身保险业务档案管理规范

　　1 范围

　　本标准规定了人身保险业务文件归档、整理、保管、利用和过期销毁的要求和方法。

　　本标准适用于所有人身保险业务档案管理与利用。

　　2 规范性引用文件

　　下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

　　GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范

　　DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范

　　DA/T 22-2000 归档文件整理规则

　　3 术语和定义

　　下列术语和定义适用于本标准。

　　3.1

　　人身保险业务文件　records of life insurance business

　　指人身保险公司在承保、保全、理赔及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的各种文字、图表、照片、声像等文件材料。

　　3.2

　　人身保险业务档案　archives of life insurance business

　　指具有保存价值的，经过鉴定、整理并归档的人身保险业务文件（3.1）

　　3.3

　　承保业务文件　underwriting records

　　指投保人向保险人提出投保要约直至缔结保险合同的过程中形成的文件。

　　3.4

　　保全业务文件　conservation records指人身保险公司为了维持人身保险合同的持续有效，根据保险合同条款约定及客户要求而提供的一系列保单服务过程中形成的文件。

　　3.5

　　理赔业务文件　claims records

　　指人身保险公司按照合同约定，承担保险责任、履行保险金给付义务的过程中形成的文件。

　　3.6

　　件　item

　　指归档业务文件的最小整理单位，一般以客户单次提交的业务申请及其相关的业务处理资料为一件。例如投保单及相关的投保资料可以为一件；投保补充资料可以为一件；保险合同送达回执书可以为一件；理赔申请书及相关的理赔申请资料可以为一件。

　　4 总则

　　4.1 人身保险公司应对本公司在业务工作中形成的各种文件材料做好分类、整理、归档、保管、定期鉴定及销毁工作，必须保证业务档案的安全、完整和准确。

　　4.2 人身保险公司对业务档案中记载的客户资料负有保密职责，严禁未经客户许可擅自对外泄露客户资料。

　　4.3 人身保险业务档案在采取纸质载体的同时，应辅助使用电子档案进行管理。归档业务文件同时存在相应的纸质及电子文件时，在内容、相关说明及描述上应保持一致。

　　5 管理机构和管理岗位职责

　　5.1 为保证人身保险业务档案管理工作正常运作，各人身保险公司应设立专门档案管理机构和岗位，配备熟悉人身保险业务和档案工作的专职管理人员。

　　5.2 人身保险公司对自身的业务档案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相应档案管理资质的第三方管理的管理方式。

　　5.2.1 采取自行管理方式的，应集中到省级公司统一管理。

　　5.2.2 采取委托第三方管理方式的，应与第三方管理机构签订管理合同，明确有关要求，指定专门机构、专门人员负责监督该机构的运行。

　　5.3 档案管理机构和岗位的相关职责

　　5.3.1 按照国家有关

　　3.12 业务批单

　　3.13 客户身份类文件，如投保人身份证复印件、被保险人身份证复印件、受益人身份证复印件、监护人身份证复印件、受托人身份证复印件等

　　3.14 其他材料

　　附 录 B

　　（规范性附录）

业务文件保管期限表